Privacybeleid

Studio Rhyde B.V.

Ida Fryepad 2, 1817 MT Alkmaar
KvK-nummer: 42130223
E-mail: info@studiorhyde.nl

Versie 1 · Download als PDF

1. Inleiding

Studio Rhyde B.V. ("Studio Rhyde", "wij", "we") hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en gebruiken, met welk doel, en hoe je jouw rechten kunt uitoefenen.

Dit privacybeleid is van toepassing op iedereen die gebruikmaakt van onze diensten, onze website bezoekt of anderszins contact met ons heeft, waaronder deelnemers aan onze lessen (zie ook onze Algemene Voorwaarden). We verwerken je persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens?

Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

Studio Rhyde B.V. > > Ida Fryepad 2, 1817 MT Alkmaar > > KvK-nummer: 42130223 > > E-mail: info@studiorhyde.nl

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van je gegevens kun je contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarvoor?

We verwerken persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld bij het aanmaken van een account, het boeken van een les of het aanschaffen van een abonnement of rittenkaart, en gegevens die worden gegenereerd doordat je gebruikmaakt van onze diensten of website:

  • Account- en reserveringsgegevens, verwerkt via ons boekingssysteem Bsport: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum (indien opgegeven), reserverings- en aanwezigheidsgeschiedenis, type abonnement of rittenkaart en resterende credits.
  • Betaalgegevens: gegevens die nodig zijn om betalingen te verwerken (automatische incasso voor Abonnementen, iDEAL voor Rittenkaarten). Deze betalingen lopen via Bsport en/of een daaraan gekoppelde betaaldienstverlener; wij slaan zelf geen volledige bankrekening- of kaartgegevens op.
  • Financiële en administratieve gegevens: facturatiegegevens die worden gedeeld met onze boekhouder, FIT Administratie, ten behoeve van onze financiële administratie en om te voldoen aan wettelijke (fiscale) verplichtingen.
  • Gezondheidsgegevens: indien je relevante medische bijzonderheden, blessures of beperkingen deelt met een instructeur (zie ook artikel 9 van onze Algemene Voorwaarden). Zie hoofdstuk 4 hieronder voor meer informatie hierover.
  • Contactgegevens: naam, e-mailadres en de inhoud van je bericht, wanneer je het contactformulier op onze website invult of ons anderszins mailt.
  • Nieuwsbriefgegevens: naam en e-mailadres, wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief. Dit verloopt via ons boekingssysteem Bsport.
  • Beeldmateriaal: foto's en video's gemaakt tijdens Lessen of in de studio, zie artikel 15 van onze Algemene Voorwaarden.
  • Gegevens over je websitebezoek: onze website wordt gehost via Netlify. Zie hoofdstuk 9 (Cookies) hieronder voor meer informatie.

4. Bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens)

Gegevens over je gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG, waarvoor extra bescherming geldt.

Op grond van artikel 9.2 van onze Algemene Voorwaarden meld je relevante medische bijzonderheden, blessures of beperkingen vooraf aan de instructeur, zodat de Les veilig kan verlopen. Door deze informatie met de instructeur te delen, geef je uitdrukkelijk toestemming voor de verwerking ervan voor dit doel (zie ook hoofdstuk 5). Wij gebruiken deze informatie uitsluitend om jouw veiligheid tijdens de Les te waarborgen, bewaren deze niet langer dan noodzakelijk, en delen deze niet met derden, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor jouw veiligheid, bijvoorbeeld bij een medisch noodgeval.

Deze informatie kan door een instructeur worden vastgelegd in de notities bij jouw profiel in Bsport, zodat ook andere instructeurs hiervan op de hoogte zijn wanneer jij een Les volgt. Alleen medewerkers van Studio Rhyde die hier voor hun werkzaamheden toegang toe nodig hebben, kunnen deze notities inzien.

5. Op welke grondslag verwerken wij je gegevens?

We verwerken je persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende wettelijke grondslagen:

  • Uitvoering van de overeenkomst: om je Abonnement of Rittenkaart te kunnen leveren, reserveringen te verwerken en betalingen te innen.
  • Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld onze fiscale bewaarplicht voor facturen.
  • Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld om onze dienstverlening te verbeteren of fraude te voorkomen.
  • Toestemming: bijvoorbeeld voor het verwerken van gezondheidsgegevens die je met een instructeur deelt (zie hoofdstuk 4), voor het gebruik van herkenbare foto's en video's voor promotionele doeleinden (zie artikel 15 van onze Algemene Voorwaarden), voor het versturen van onze nieuwsbrief aan niet-klanten, of voor het gebruik van niet-functionele cookies, indien van toepassing.

6. Met wie delen wij je gegevens?

We delen je persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover dit noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doelen, of wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn. Op dit moment gaat het om de volgende partijen:

  • Bsport: ons boekingssysteem, voor het beheren van reserveringen, Abonnementen, Rittenkaarten, betalingen en de nieuwsbrief.
  • Stripe: de betaaldienstverlener die is gekoppeld aan Bsport voor de verwerking van incasso- en iDEAL-betalingen.
  • FIT Administratie: onze boekhouder, voor het voeren van onze financiële administratie.
  • Netlify: de hostingpartij van onze website.

Met deze partijen hebben wij, voor zover vereist, verwerkersovereenkomsten gesloten om te waarborgen dat je gegevens veilig en zorgvuldig worden verwerkt. Wij verkopen je gegevens nooit aan derden.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Sommige van de hierboven genoemde partijen, zoals Netlify, Stripe en mogelijk Bsport, kunnen gegevens verwerken op servers buiten de EER, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn, zoals modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie, of dat de ontvangende partij is aangesloten bij een goedgekeurd certificeringsmechanisme.

8. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld:

  • Klant- en reserveringsgegevens: zolang je een actief Abonnement of geldige Rittenkaart hebt, en tot 2 jaar na het einde van onze relatie, tenzij je eerder om verwijdering vraagt en wij niet wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren.
  • Financiële en factuurgegevens: 7 jaar, in verband met de wettelijke fiscale bewaarplicht.
  • Contactformulier- en nieuwsbriefgegevens: totdat je je afmeldt, met een maximum van 2 jaar na het laatste contact.
  • Beeldmateriaal: maximaal 2 jaar na de Les waarin het is gemaakt, of tot je je toestemming intrekt, wat zich het eerst voordoet (zie ook artikel 15 van onze Algemene Voorwaarden).

9. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website wordt gehost via Netlify en maakt mogelijk gebruik van functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken. Op dit moment gebruiken wij, voor zover ons bekend, geen trackingcookies voor advertentiedoeleinden.

10. Hoe beveiligen wij je gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder het gebruik van beveiligde verbindingen en het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden.

11. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

  • recht op inzage in de gegevens die wij van je verwerken;
  • recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
  • recht op verwijdering van je gegevens;
  • recht op beperking van de verwerking;
  • recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit);
  • recht van bezwaar tegen de verwerking van je gegevens, bijvoorbeeld wanneer deze is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang;
  • recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Voor directe marketing, zoals onze nieuwsbrief, geldt een absoluut recht van bezwaar: je kunt je hier te allen tijde kosteloos voor afmelden, zonder opgave van redenen. Iedere marketing-e-mail bevat hiervoor een afmeldlink; je kunt je ook afmelden via info@studiorhyde.nl.

Je kunt een verzoek hiertoe indienen via info@studiorhyde.nl. We reageren binnen vier weken op je verzoek. Ook heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12. Minderjarigen

Onze Lessen zijn uitsluitend toegankelijk vanaf 16 jaar. Minderjarigen van 16 of 17 jaar mogen alleen deelnemen, en dus ook alleen persoonsgegevens aan ons verstrekken, met voorafgaande toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger (voogd), zie ook artikel 3.5 van onze Algemene Voorwaarden.

13. Wijzigingen van dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in onze dienstverlening of in wet- en regelgeving. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je hierover via e-mail of via een bericht op de website.

14. Contact en klachten

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over dit privacybeleid of over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via info@studiorhyde.nl.